MICROSOFT OFFICE 365 TEAMS. UN NUEVO ENTORNO CON CHAT

Antes de entrar en materia y descubrir las novedades que aporta Microsoft Office 365 Teams, vamos a recorrer la evolución de los paquetes ofimáticos durante los últimos tiempos. No tengo que explicaros qué es Office. Los que tenemos algunos años ya en el mundo de la informática recordaréis lo que significó la aparición de este “Software”. Antes de su aparición teníamos una serie de programas que nos permitían realizar este tipo de tareas tales como WordPerfect, Lotus 123, DBase III… pero eran programas que realizaban su función en un entorno semigráfico, utilizando sólo comandos y/o combinaciones de botones. En aquellos tiempos, aún estábamos muy lejos de imaginar cómo acabaría siendo la colaboración entre personas de un mismo equipo e incluso que se podrían comunicar a tiempo real mediante un chat.

Recuerdo a principios de los 90 la última versión de WordPerfect realizada ya en entorno Windows y con el uso total del ratón. Pero había una carencia bastante importante, la interconexión entre los distintos programas que en años posteriores sí ofrecería el paquete Office. No era sencillo, sino muy difícil, exportar/importar información entre ellos e imposible comunicar los datos entre los programas. Esto es lo que aportó Microsoft Office, un conjunto de herramientas ofimáticas que cubren un abanico muy amplio de necesidades: hojas de cálculo, presentaciones, documentos, gestión de datos, comunicación vía correo electrónico, etc. con la capacidad real de intercambiar información entre ellos en tiempo real.

COLABORACIÓN ENTRE PERSONAS DE UN MISMO EQUIPO

Y, ¿por qué esta introducción? Porqué la misma filosofía que representa Office la está aplicando Microsoft en el mundo del trabajo entre personas de un mismo equipo con Teams.

Hace unos días, me pasó una cosa que es muy típica en Microsoft: cambia algo y no nos enteramos hasta que lo sufrimos. Arrancamos nuestro servidor, nuestro programa, nuestro navegador… y nos aparece un mensaje informándonos de algún cambio o novedad. Pues eso me ha pasado a mí. Diseñé una formación de trabajo en equipo y para realizar la comunicación seleccioné dos programas: para la comunicación asíncrona Microsoft Outlook, y para la comunicación síncrona Microsoft Skype Empresarial. Con estas dos aplicaciones, los miembros del equipo podrían enviarse mensajes de correo electrónico para poder compartir documentos, opiniones, textos, links… y por otro lado, para organizar reuniones en las que interactuar, las videoconferencias de Skype Empresarial les permite también poder conocerse. El tema es que una vez empezada la formación, nos encontramos que Skype Empresarial ya no estaba disponible y que este sistema de videoconferencias se había incorporado dentro del entorno de Microsoft Teams. Este cambio requiere conocer y analizar de nuevo este producto.

¿QUÉ ES MICROSOFT OFFICE 365 TEAMS?

Es un entorno de comunicación global entre los componentes de un equipo de trabajo. Cuando un administrador crea un grupo, estos obtienen un espacio en el que se concentra toda una serie de herramientas de comunicación.

Tienen el atractivo chat office 365 para poder plantear preguntas, opiniones y, de forma asíncrona, obtener respuesta y poder debatir entre los miembros del equipo.

Tienen un calendario donde poder planificar reuniones entre los miembros del equipo. Estas reuniones incluyen las características que incorporaba Microsoft Skype Empresarial, o sea, la videoconferencia grupal.

Una conexión total con Microsoft OneDrive, por lo que se pueden crear y compartir archivos del Office 365, la última versión y la más potente del paquete ofimático. Un miembro del equipo puede crear un documento de texto y compartirlo entre todos los miembros del equipo, así como permitir que todos lo puedan modificar, mejorar y/o enriquecer.

También, dentro del entorno del equipo se pueden añadir una serie de aplicaciones externas que mejoran las posibilidades. Programas como Trello, Excel, Forms, Planner, PDF, Survey Monkey, Evernote, Dinamics 365, FlipGrid, YouTube, Moodle, HotSuite, son algunas de las opciones que proporciona.

¿QUE OFRECE TEAMS 365 ADEMÁS DEL CHAT?

Un complemento muy interesante para el mundo educativo es Microsoft OneNote, en la que el profesor y el estudiante tienen un entorno muy similar a una libreta de clase pero con todas las capacidades multimedia que permite el entorno Office 365: incorporar vídeos, sonidos, archivos, tablas, diferentes tipos de letra, formatos… un programa que requeriría un artículo para él solo.

En distintas noticias que podemos ver publicadas en Twitter y Linkedin, así como en otras redes sociales como Youtube, Teams junto el resto de productos de Microsoft, es una realidad y una apuesta de presente que se va a incorporar fuertemente dentro de las empresas e instituciones educativas, como herramientas de creación de contenidos y distribución de los mismos dentro de la organización.

Por lo tanto, os recomiendo que le dediquéis un tiempo a conocer este entorno pues no será de extrañar que lo encontréis, no solo para implantarlo como responsables de informática, sino como plataforma en que se desarrolle el proyecto con el que trabajéis.

Espero que os haya interesado y agradezco por adelantado vuestros comentarios.

Autor: Joaquín Erencia